La gestione RFID è più adatta per le aziende con una notevole quantità di transazioni; i file vengono elaborati attraverso molti passaggi o si muovono tra molte persone al di fuori della stanza dei file; e dove le informazioni sono soggette a restrizioni di sicurezza critiche. La natura non-contatta e non-linea di vista di un sistema di monitoraggio dei file RFID è uno dei suoi principali vantaggi in queste situazioni, perché i tag possono essere letti rapidamente e attraverso numerosi ambienti visivamente e ambientalemente problematici. I sistemi di codici a barre e altre tecnologie di lettura ottica non hanno questa capacità.

I lettori RFID possono essere posizionati in alcuni luoghi in un impianto per tenere traccia di quale elemento(i), passato attraverso le posizioni; quale direzione gli articoli stanno andando in; e la data e l'ora sono stati trasportati. Una delle posizioni più convenienti per un lettore RFID è in un telaio della porta perché elimina la necessità che il impiegato della stanza dei file controlli ogni singolo record o controlli manualmente i record. Questo permette anche di leggere tutte le cartelle impilate insieme. Lo stesso processo si applica alle cartelle di lettura e poi la boxe per le trasferte di file.

Dotato di un lettore RFID universale che legge e individua documenti contrassegnati con un LED specifico e attiva a distanza il LED per illuminare in modo da poter trovare il documento di cui hai bisogno.

Inoltre, se i dipendenti hanno badge di nome con tag RFID, allora ‘chi’ aveva ‘quali elementi’ sarebbe tracciato. I badge del nome possono essere utilizzati per monitorare e limitare il personale a o da posizioni fisiche e/o classificazioni di asset specifiche.